Einsatz eines datenschutzkonformen Videokonferenzsystems zur Beratung von Klienten und Angehörigen sowie für die interne Kommunikation bei der Habila GmbH
Kurze Zusammenfassung
Die Habila GmbH suchte eine datenschutzkonforme und leistungsfähige Videokonferenzlösung, um den Austausch zwischen mehreren Standorten zu erleichtern. Aufgrund hoher Fahrzeiten und Arbeitsbelastung sollten interne Besprechungen und die Beratung von Klienten effizienter gestaltet werden. Nach Auswahlkriterien wie Datenschutz, Ton- und Bildqualität sowie Teilnehmerkapazität wurde BigBlueButton getestet und als geeignet befunden. Ziel war es, eine professionelle Videokonferenzlösung zu implementieren, die sowohl die interne Zusammenarbeit als auch externe Beratungsprozesse unterstützt.
Problembereich
Der Fall ist den Bereichen Arbeitsorganisation und -entlastung zuzuordnen. Die verteilten Standorte der Habila GmbH führen zu hohem Zeitaufwand und Arbeitsbelastung durch Fahrten zu Besprechungen. Ein effizienter, digital gestützter Austausch ist notwendig, um Arbeitsprozesse zu entlasten und die interne sowie externe Kommunikation zu verbessern.
Ausgangssituation
Die Habila GmbH ist auf mehrere Standorte in ganz Baden-Württemberg verteilt, was übergreifende Treffen mit hohem Zeitaufwand und Energieverlust für die Mitarbeitenden verbunden macht. Bisherige Kommunikationswege waren ineffizient, besonders für interne Besprechungen und Beratung von Klienten sowie Angehörigen.
Ziel
Ziel ist die Einführung eines datenschutzkonformen und stabilen Videokonferenzsystems, das die Zusammenarbeit zwischen den Standorten erleichtert und Beratungen von Klienten und Angehörigen ermöglicht. Gleichzeitig sollen Fahrtzeiten reduziert und Besprechungen effizienter gestaltet werden. Das System soll für Teambesprechungen, Beratungen, Austausch mit Kostenträgern sowie Bewerbungs- und Aufnahmegespräche genutzt werden.
Bedarf
Die Lösung muss folgende Anforderungen erfüllen:
- DSGVO-konform sein,
- verzögerungsfreie Audio- und Videoübertragung ermöglichen,
- gemeinsames Arbeiten an Dokumenten und Präsentationen erlauben,
- ausreichend hohe Auflösung und gute Tonqualität bieten und
- mindestens 20 Teilnehmer pro Veranstaltung und Sichtbarkeit von mindestens 9 Teilnehmern gleichzeitig erlauben.
Flankierende Bedürfnisse
Die Nutzung sollte sowohl intern als auch extern (z.B. mit Klienten, Angehörigen oder Kostenträgern) möglich sein.
Herausforderungen im Betrieb
Es wurden keine Herausforderungen benannt.
Ressourcen
Für den laufenden Betrieb stehen personelle Ressourcen in Form von Mitarbeitenden zur Verfügung, die das System regelmäßig für interne Besprechungen, Beratung von Klienten und Angehörigen sowie für Bewerbungs- und Aufnahmegespräche nutzen. Ein Techniker war bei den ersten Terminen anwesend.
Technische Ressourcen wie stabile Internetverbindungen, Endgeräte und der Zugang zur Software sind gegeben, um die Videokonferenzen zuverlässig durchzuführen.
Pflegefachlicher Bezug
Indirekt besteht ein pflegefachlicher Bezug, da das Videokonferenzsystem auch für die Beratung von Klienten und deren Angehörigen eingesetzt wird, wodurch die Qualität der Versorgung und Begleitung unterstütz wird.
Ergebnis
Nach einer mehrmonatigen Testphase erwies sich BigBlueButton als geeignete Videokonferenzlösung für die Habila GmbH. Das System erleichtert die Kommunikation zwischen den Standorten und wird für interne Teambesprechungen sowie Beratungen von Klienten und Angehörigen genutzt. Auch externe Termine wie Bewerbungs- und Aufnahmegespräche oder der Austausch mit Kostenträgern können darüber durchgeführt werden. Insgesamt trägt das System dazu bei, Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten und die Zusammenarbeit innerhalb der Organisation zu verbessern.